Bei Spaceteams kennzeichnen wir Nachrichten in Slack/Microsoft Teams oder E-Mail mit Tags wie [INFO] oder [SUPPORT], um Nachrichten leichter verständlich zu machen.
Welches Problem wollen wir lösen?
Effizient kommunizieren ist gar nicht so einfach, aber Maßnahmen zur Verbesserung in der Kommunikation bieten in der Regel einen hohem Return On Invest, da viel Zeit eingespart werden kann.
Gerade Chat Tools wie Slack oder Microsoft Teams können dazu verleiten, kurzerhand Nachrichten zu formulieren, die dann aber für die EmpfängerInnen schwer zu interpretieren sind.
Beispiel:
Ein Software-Entwickler schickt folgende Nachricht in einem Slack/Microsoft Teams-Kanal:
Wie würdest Du auf diese Nachricht reagieren? Will der Kollege hier nur Informationen teilen? Oder bittet er um Hilfe, da er sich unsicher fühlt, wie er mit der Situation umgehen soll? Oder benötigt er eine schnelle Entscheidung, ob das System skaliert werden soll, was mit zusätzlichen Kosten verbunden wäre?
Diese Situation verdeutlicht das Problem der nicht expliziten Kommunikation in digitalen Kanälen. Wenn Nachrichten vage sind, können wichtige Signale übersehen oder falsch interpretiert werden, was zu verzögerten Reaktionen oder falschen Aktionen führt. Ein effektiverer Ansatz wäre eine direkte und eindeutige Kommunikation.
Wie wir unsere Chat-Nachrichten verständlicher machen
Wenn wir eine Nachricht in Slack oder MS Teams posten, beginnen wir die Nachricht mit einem Tag wie diesen: [SUPPORT] oder [INFO]
Auf diese Weise macht der Absender der Nachricht deutlich, ob er nur Informationen weitergeben möchte, Unterstützung sucht, eine Entscheidung benötigt usw.
Schauen wir uns also an, wie Du nun das Beispiel interpretieren würdest:
oder
Jetzt ist es viel einfacher zu entscheiden, wie man auf die Nachricht reagiert.
Damit wir keinen Wildwuchs bei unseren Labels haben, benutzen wir nur diese:
[INFO] - Ich möchte informieren. Keine Reaktion erforderlich.
[DISCUSSION] – Ich möchte Meinungen zu diesem Thema hören.
[SUPPORT] – Ich brauche Hilfe.
[DECISION] – Ich habe Optionen vorbereitet und brauche eine Entscheidung.
Die Vorteile der Nutzung unserer Labels
-
Wir nutzen gerne und intensiv Chat-Tools wie Slack oder MS Teams. Wenn man jedoch hunderte von Nachrichten über verschiedene Kanäle erhält, kann es schnell zu Überlastung kommen. Sich gegenseitig dabei unterstützen, die Nachrichten hervorzuheben, auf die reagiert werden muss, macht Teamarbeit effizienter.
-
Wir haben festgestellt, dass die Absender bei der Wahl des richtigen Labels häufig auch die restliche Botschaft noch einmal schärfen. Unser Beispiel sieht dann so aus
-
Führungskräfte/Stakeholder können viel schneller erkennen, wo sie Blockaden für ihre Teams aufheben können, denn das Label [DECISION] sticht aus der Masse der Nachrichten hervor.
-
Das Benutzen von [INFO] verhindert, dass das Team Diskussionen startet, wo keine nötig sind.
Der theoretische Hintergrund zu dieser Idee
Möglicherweise habt ihr vom „Vier-Seiten-Modell“ (auch bekannt als „Vier-Ohren-Modell“) von Friedemann Schulz von Thun gehört. Kurz gesagt: Es hilft zu verstehen, dass es häufig mehrere Möglichkeiten gibt, eine Nachricht zu interpretieren.
Das gilt es zu beachten wenn ihr die Labels auch nutzen wollt
Die Idee mit den Labels kam uns nicht selber. Wir haben erlebt, dass verschiedene Varianten dieser Idee in anderen Unternehmen gut funktioniert haben. Wir haben sie dann so abgewandelt, dass sie zu unseren Bedürfnissen und Kommunikationstools passt.
Wenn ihr denkt, dass diese Idee für euer Team oder Unternehmen von Nutzen sein kann, nehmt Euch ein paar Minuten Zeit und passt die Labels an eure Bedürfnisse an.
Wir freuen uns zu hören, wie ihr diese Idee zum Einsatz gebracht habt!
info@spaceteams.de